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办公室工作“五要素”

办公室是一个单位的枢纽,起着承上启下、综合协调、参谋助手、督促检查和服务保障作用。办公室工作人员要严格要求自己,端正态度,摆正心态,树立服务意识,尽职尽责做好本职工作,努力提高自己的政治素质和业务素质,不断采取新方法,转换新思路,挑战新困难,把办公室工作做在其他部门的前面,为单位的又好又快发展提供保障。

一是带好头办公室工作纷繁复杂,千头万绪。做办公室工作,每一天处理的每一件事都要小心谨慎,看似平凡的小事情,但稍有不慎不周,就会产生不良影响。“不积跬步,无以至千里;不积小流,无以成江海”,办公室工作人员要想切实做好本职工作,首先要有当“领头羊”的意识。要在政治上、工作上、生活上、作风上处处发挥模范带头作用,要求其他部门做到的,自己首先要做到;要求其他部门不做的,自己不做不为。要从团结的愿望出发,多说有利于团结的话,多做有利于团结的事。同时,要胸怀宽广,坚持说实话,干实事,真抓实干。要多做少说,先做后说,甚至光做不说,以自己的人格魅力凝聚人心,以自己的良好品德影响大家。

二是多思考多谋才能善断。办公室作为一个单位上传下达、沟通各方的桥梁和纽带,要立足发展变化的新情况,多动脑筋、想办法、出主意,发挥参谋和助手作用,不断提高参与决策能力。这就要求办公室工作人员要有较强的政治意识、责任意识,增强工作的主动性、预见性、创造性,善于站在全局的高度,把注意力集中在那些牵动全局、涉及长远的大事上,放在情况复杂、矛盾突出的热点、难点问题上,既要了解面上的总体工作,又要了解近期的重点工作,既要了解上级领导的工作意见和要求,还要了解本单位的实际情况和干部职工的意见和建议,善于对上加强联系,对内加强管理,对外搞好协调,对下做好服务。还要养成“勤动笔”的习惯,写工作记录的习惯,把工作中接触、涉及的“事、人、物”等一一记录下来,以供日后查阅。

三是抓细节政务和事务是办公室工作的两个轮子,政务工作主要有决策参谋、调查研究、政务信息、政务文电处理、政务督促检查、机要档案保密等工作。事务工作一般是指除政务以外的其他各项工作,主要是行政后勤工作,诸如接待应酬、吃住行、安全卫生等。事务工作是搞好政务工作的先决条件,不能把政务看成是大事,把事务看成是小事或可有可无的事。更不能把政务看成是高层次的,把事务看成是低层次的。因此,工作中细心、细致,从细小的事抓起。对任何一件经办的工作都要严谨细致,一丝不苟,来不得半点敷衍和虚假。要时时刻刻、事事处处,“认真认真再认真,细致细致再细致,周到周到再周到”,于职责内的工作做到抓一件成一件,件件有交代,项项有落实。

四是讲原则办公室工作涉及机关事务的方方面面,有的还关系到职工的切身利益。办公室工作人员必须讲原则,把“一切服从大局,一切服务大局”作为办公室工作的出发点和落脚点。要按政策办事,决不允许在政策问题上讲人情,“走后门”。要依法办事,必须学法、懂法、守法,严格按照法律法规来开展工作,按组织原则办事。要坚持民主集中制原则,坚持一级对一级负责。为领导出主意,当参谋,一定要把握“度”,做到“到位不越位,补台不拆台”,为领导决策提供尽可能多的背景资料,但不能越俎代庖,不能瞎掺和。

五是高效率办公室把握着机关办文、办会、办事工作的关键环节,发挥着参谋助手、督促检查、综合协调的重要职能作用,其工作效率的高低直接影响到机关工作的全局、影响单位对外形象,因此要努力实现工作的快节奏、高效率。办文(公文处理)及时、高效;办会(会议筹办)抓好会前准备、会中组织、会后催办落实三个重要环节,提高办会效率,保证会议质量。办事高效率,即必须尽心尽力提高办事效率和服务质量,提供满意服务,有效发挥好后勤保障作用。提高工作效率,还要求熟练操作计算机,善于用现代化的办公手段实现高效工作。